ZUGFeRD und XRechnung aus der Warenwirtschaft, die Sie schon haben – über einen Drucker.
Drei Antworten, dann wissen Sie es. Empfangen können muss übrigens jedes Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025.
Ab 1. Januar 2027 stellen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen aus, ab 1. Januar 2028 alle. Beantworten Sie die Fragen für Ihren Termin.
Stand Oktober 2026. Vereinfacht und ohne Gewähr, keine Steuerberatung: Es gibt Ausnahmen, zum Beispiel Kleinbeträge bis 250 €. Einzelheiten klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Eine gewöhnliche PDF ist keine E-Rechnung – es braucht ZUGFeRD (eine PDF mit den Daten darin) oder XRechnung (nur die Daten).
Sie behalten Ihre Warenwirtschaft. Einen XML-Export braucht sie nicht – nur einen Drucken-Knopf.
Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt und drucken sie – auf den Drucker „ZUGFux“. Den legt der Einrichtungsassistent für Sie an. Papier kommt dabei keins heraus: Der Fux nimmt den Druck im Hintergrund an, liest die Rechnung und rechnet nach.
Zeichnung: So ähnlich sieht der Druckdialog in jeder Warenwirtschaft aus.
Das Prüffenster zeigt links Ihren Ausdruck und rechts die E-Rechnung, die daraus wird. Oben steht in einem Satz, ob alles passt. Grün umrahmt ist, was der Fux gelesen hat; die Summen rechnet er gegen den Ausdruck nach.
Echte Programmaufnahmen. Die Tischlerei und ihre Rechnung sind erfunden.
Ein Klick auf „E-Rechnung erstellen“, und die Datei liegt im Rechnungsordner – geprüft mit den offiziellen Prüfregeln (EN 16931, XRechnung der KoSIT). Auf Wunsch öffnet sich gleich eine Mail an den Kunden. Auf „Senden“ klicken Sie selbst: Verschickt wird nie von allein.
Beim ersten Start führt ein Assistent durch alles, was der Fux wissen muss. Überall steht schon ein Vorschlag – passt er, klicken Sie einfach „Weiter“.
← Bild zur Seite wischen →
Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN – einmal eingetragen, stehen sie in jeder E-Rechnung.
Name des Druckers, ZUGFeRD oder XRechnung und der Ordner für die fertigen E-Rechnungen. Den Drucker legt das Programm selbst in Windows an.
Danach: was auf die Rechnung kommt (Bezahl-Code, Briefpapier), was nach dem Erstellen passiert (Mail, Belegarchiv) – und ein Testdruck.
Alles, was eine Antwort braucht, steht an einer Stelle: im Band „Zu klären“. Der Reihe nach, in normalen Worten.
Kunden übernimmt der Fux von der Rechnung. Was dort nicht steht – etwa die E-Mail-Adresse für die Rechnung –, fragt er einmal und merkt es sich beim Kunden.
Ein Rechnungsformular, das er noch nicht kennt, liest der Fux meist selbst. Sie vergleichen einmal Kopf und Positionen und klicken „Stimmt“. Verliest er sich, zeigen Sie ihm die Stelle im Beleg – manche Formulare brauchen ein paar Handgriffe mehr oder unsere Hilfe.
Erhaltene E-Rechnungen zeigt der Fux wie eine gewöhnliche Rechnung und prüft sie. Bei ZUGFeRD vergleicht er das Bild mit den Daten – denn verbindlich sind die Daten.
← Bild zur Seite wischen →
Hier steht im Bild eine andere IBAN als in den Daten. Von allein fällt das kaum auf – besser nachfragen, bevor Sie überweisen.
Eine reine XRechnung ist eine XML-Datei. Der Fux zeigt sie als Rechnung und speichert sie auf Wunsch als PDF.
Fehler stehen nummeriert und verständlich da. „Rückfrage an Absender“ bereitet die Mail dazu vor.
Im Windows-Explorer: Rechtsklick auf die Datei, „Mit ZUGFux prüfen“.
Datei auf die Seite „E-Rechnung prüfen“ ziehen – fertig. Die zuletzt geprüften Rechnungen bleiben in der Liste, mit Ergebnis auf einen Blick.
Links das PDF, wie es gedruckt aussieht, rechts die Daten, die wirklich gelten. Stimmt alles überein, sagt der Fux es in einem Satz.
Die Startseite zeigt, was heute passiert ist: was erstellt ist, was noch auf Sie wartet und was nicht geklappt hat. „Jetzt prüfen“ öffnet den nächsten Beleg.
← Bild zur Seite wischen →
Wartet ein Beleg, zeigt es das ZUGFux-Zeichen neben der Uhr. Ein Klick, und das Prüffenster ist da.
Der Fux legt Kunden selbst an, sobald sie auf einer Rechnung stehen. Hier ergänzen Sie, was nicht auf der Rechnung steht – etwa die E-Mail für Rechnungen oder die Leitweg-ID einer Behörde.
Auf Wunsch steht er auf der Rechnung: Ihr Kunde scannt ihn mit der Banking-App, die Überweisung ist ausgefüllt. Vier Aussehen zur Wahl.
Zusätzlich einschaltbar: ein Belegarchiv mit Änderungsnachweis, das frühere Fassungen behält und nie von selbst löscht.
Das Programm gibt es in hellem und dunklem Aussehen – oder so, wie Windows eingestellt ist.
Logo und Fußzeile hinterlegen Sie einmal als PDF. Sie stehen dann in jeder E-Rechnung hinter dem Text.
Zeichnung
Dateiname nach Ihrem Muster, je Jahr ein Ordner. Als ZUGFeRD-PDF, PDF mit XML daneben oder nur XML.
Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen, Lastschrift, Leitweg-ID für Behörden, Kunden in der EU und der Schweiz.
In der Arbeitsgruppe teilen alle PCs Firma, Kunden und gelernte Formulare über einen Ordner auf dem Server.
Zeichnung
Neue Versionen holt das Programm selbst aus dem Internet und prüft ihre Signatur. Installiert wird, wenn Sie es sagen.
Zeichnung
Ein bebildertes Handbuch ist im Programm eingebaut – Taste F1 genügt. Überall stehen kleine Hinweise, was ein Feld bedeutet.
HandbuchNein. Der Fux arbeitet mit dem, was Ihre Warenwirtschaft druckt. Sie stellen nur den Rechnungsdruck auf seinen Drucker um.
Nein. Jeder Beleg liegt einmal im Prüffenster vor Ihnen, und erst Ihr Klick erstellt die E-Rechnung. Mails werden nur vorbereitet, nie von allein gesendet.
Unsicheres markiert er gelb, Fehlendes rot – und er rechnet die Summen nach. Stimmt eine Spalte nicht, zeigen Sie ihm die Stelle im Beleg; mit einem Haken merkt er es sich für das ganze Formular.
Ja. Laden Sie das Programm herunter und installieren Sie es – ohne Lizenzschlüssel läuft es als Demoversion. Das Handbuch ist im Programm dabei.
Laden Sie die Demoversion herunter und probieren Sie ZUGFux in Ruhe mit Ihren eigenen Rechnungen aus.
Demoversion herunterladenFür Windows 11 · ohne Lizenzschlüssel
